Referat fra møte: Vinterleirgjennomgang
xDato: 10. februar 2025
Deltakere: Ståle, Jan, Rune, Endre, Elling, Richard ….. med flere
Viktige diskusjonspunkter
- Identifikasjonssystem med vester
Bruken av vester for å identifisere gruppene ble ansett som vellykket for å hjelpe gruppelederne med å holde oversikt. Det ble foreslått og vedtatt å legge til navnelommer på vestene for bedre synlighet. Lommene vil bli lagt til alle vester. Plasseringen av navneskiltene (foran vs. bak) ble diskutert, og fronten ble foretrukket på grunn av vestenes åpne design. - Sikkerhet og utstyrsmessige bekymringer
Det ble uttrykt bekymring for risikoen for snowboard-relaterte skader, spesielt kneskader, men også halebeinskader på grunn av isete forhold og mangel på beskyttelsesutstyr. Det ble anbefalt å vurdere innkjøp av knebeskyttere til deltakere i fremtiden.
Kvaliteten og tilstanden på snowboard bindinger ved Nystølen ble kritisert. Flere bindinger var gamle og slitte, og én gikk i stykker under bruk. Det ble anbefalt å undersøke muligheten for å skaffe nyere snowboard og bindinger, samt å vurdere samarbeid med Natten for å bytte ut eller anskaffe nyere utstyr.
Muligheten for å fokusere mer på alpint ble foreslått, med tanke på risikoen ved snowboarding for nybegynnere og den begrensede instruksjonskapasiteten med hensyn til tid og personell. Samtlige deltakere syntes snowboarding var gøy til tross for utfordringene. Likevel falt to av jentene hardt på knærne, noe som førte til tårer og frustrasjon.
Det ble også nevnt at en deltaker opplevde sterke smerter i foten på grunn av gamle slalåmstøvler, noe som understreket viktigheten av god utstyrstilstand.
- Kostnader og budsjett
Den nåværende prisen på 5000 NOK for en ukes leir ble ansett som rimelig, spesielt sammenlignet med lignende leirer. En tilsvarende sommerleir i Odda ble nevnt, med en kostnad på 9000 NOK for fem dager. Distriktets sponsing på 1500 NOK per deltaker ble anerkjent.
Danske deltakere betaler 6000 NOK pluss reise til Gardermoen, mens busstransport er inkludert i leirbudsjettet. Det ble foreslått at utgifter for kjøring til Gardermoen for flyplasshenting bør inkluderes i budsjettet for å dekke bompenger, parkering og kilometergodtgjørelse. Jan tar ansvar for godkjenning av fakturaer, med presidentens overoppsyn.
- Logistikk og transport
Logistikken fungerte generelt godt, med mindre utfordringer den siste dagen som ble løst. - Bemanning og frivillige
Spesiell anerkjennelse ble gitt til de tre kvinnene (Tove, Turid og Ellen) som stiller opp frivillig hvert år. På grunn av overbudsjettering i reisekostnader ble det besluttet at leiren skulle dekke måltidene deres. Frivilliges rolle i tilsyn og sikring av god oppførsel ble fremhevet. Bidragene fra instruktørene Olav og Jo, samt Arild og tre personer fra Gol, ble også anerkjent. - Deltakerutfordringer og støtte
En hendelse ble diskutert der en deltaker, Gabriel, hadde vanskeligheter med skigåing og først nektet å fortsette. Tove greide å støtte ham, og han deltok til slutt videre i aktivitetene. - Langrennsdeltakere
En 9 km langrennstur ble gjennomført på fredagen. Noen fullførte en enda lengre runde på 11-12 km. - Vinterfestival
Vinterfestivalen ble kort nevnt og vil bli diskutert videre på et senere møte. - Planlegging av fremtidige leirer
Jan har en oversikt over deltakelsen fra Norge, som bør være rundt 30 personer.
Rune er forventet å overta ledelsen av vinterleiren neste år.
Det ble foreslått å øke kapasiteten til 40 deltakere, hvorav 10 kan være danske, og organisere fire grupper på 10 personer. Denne økningen avhenger av å sikre støtte fra eksterne hjelpere. Å sikre Olav og Jo som instruktører for neste år er en prioritet.
Behovet for seks hytter for å kunne huse 40 deltakere ble diskutert med May-Britt. Det er totalt ni hytter med kapasitet til 60 personer.
Samarbeid med Natten for å sikre tilstrekkelig tilgang på ski, spesielt med tanke på årlige utskiftninger av utstyr, ble foreslått.
- Avslutningsfest
Lydutstyr til avslutningsfesten ble diskutert, med mulighet for at Jørn Aksel kan bidra med oppsettet.